Samochód osobowy
to podstawowe narzędzie naszej pracy. W zasadzie w tych czasach absolutnie nie ma znaczenia CZYM się zajmujemy, bez samochodu ciężko prowadzi się działalność gospodarczą. Niestety, jak to w naszym kraju bywa, sytuacja nie może być prosta i oczywista.
Trzy przypadki, które trzeba mieć na uwadze
Możemy wyróżnić trzy specyficzne sytuacje:
1. kiedy w działalności używamy prywatny samochód, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych;
2. kiedy w działalności używamy samochodu, który jest wprowadzony do środków trwałych lub jest używany na podstawie umowy leasingu i umów pokrewnych ORAZ używamy auta do celów prywatnych;
3. kiedy w działalności używamy samochodu, który jest wprowadzony do środków trwałych lub jest używany na podstawie umowy leasingu i umów pokrewnych i NIE jest używany do celów prywatnych.
Wydatki na eksploatację - podatnik zwolniony z VAT
W sytuacji, kiedy używamy prywatnego samochodu NIE WPROWADZONEGO do środków trwałych, możemy odliczyć 20% wartości faktury. Czyli kupując paliwo za 123 zł brutto, możemy zaliczyć do kosztów 24,60 zł.
Kiedy używamy w działalności samochodu, który jest wprowadzony do środków trwałych lub jest używany na podstawie umowy leasingu i umów pokrewnych, ale używamy go również prywatnie, czyli chociażby po to, żeby pojechać po bułki do sklepu (😉), możemy odliczyć 75% kwoty brutto faktury. Czyi kupując paliwo za 123 zł brutto, możemy zaliczyć do kosztów 92,25 zł.
kiedy w działalności używamy samochodu, który jest wprowadzony do środków trwałych lub jest używany na podstawie umowy leasingu i umów pokrewnych i NIE jest używany do celów prywatnych, TEORETYCZNIE możemy odliczyć 100% wartości faktury. Czemu teoretycznie? Ponieważ to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że nie WYKORZYSTUJE samochodu do celów prywatnych. A jak to udowodnić? Może być ciężko. Słyszy się (i to dość często) o tym, że urzędnicy wręcz polują na podatników i wyłapują te nieliczne sytuacje, kiedy to pojedziemy (nawet wracając z urzędu skarbowego do siedziby firmy) po przysłowiowe bułki do sklepu. Już taki jednorazowy "wybryk" dyskwalifikuje nas z możliwości korzystania ze 100% odpisania paliwa w koszty.
Przy ostatnim przypadku powinniśmy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która jest identyczna dla celów PIT jak i VAT.
Wydatki na eksploatację - podatnik VAT
Trochę inaczej wygląda to w przypadku podatników VAT.
W sytuacji, kiedy używamy prywatnego samochodu NIE WPROWADZONEGO do środków trwałych, możemy odliczyć 20% wartości netto faktury powiększone o 50% wartości VAT, oraz 50% VAT wskazanego na fakturze. Czyli kupując paliwo za 123 zł brutto (100 zł netto, 23 zł VAT), w koszty możemy zaliczyć [100 zł + (23 zł /2) x 20%] = 22,30 zł, przy czym dodatkowo przysługuje nam prawo do odliczenia 11,50 zł VAT.
Kiedy używamy w działalności samochodu, który jest wprowadzony do środków trwałych lub jest używany na podstawie umowy leasingu i umów pokrewnych, ale używamy go również prywatnie, czyli chociażby po to, żeby pojechać po bułki do sklepu (😉), możemy odliczyć 75% wartości netto faktury powiększone o 50% wartości VAT, oraz 50% VAT wskazanego na fakturze. Czyli kupując paliwo za 123 zł brutto (100 zł netto, 23 zł VAT), w koszty możemy zaliczyć [100 zł + (23 zł /2) x 75%] = 83,62 zł, przy czym dodatkowo przysługuje nam prawo do odliczenia 11,50 zł VAT.
100% odliczenia działa dokładnie tak samo jak w przypadku podatnika zwolnionego, przy czym należy pamiętać o zgłoszenia chęci odliczania 100% VAT na formularzu VAT-26.
A co z ubezpieczeniem samochodu?
Nie. Ustawa wskazuje, że limitowanie wydatków dotyczy tylko wydatków związanych z eksploatacją pojazdów (paliwo, części, naprawy). Ubezpieczenie się do tego nie zalicza. W przypadku ubezpieczeń obowiązuje inny limit - jeżeli wartość samochodu przekracza 150 000 zł to powinniśmy zastosować proporcjonalne odliczenie.