Składki ZUS, zarówno pracodawcy jak i pracownika możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Działalność bez pracowników
W przypadku przedsiębiorcy opłacającego składki tylko za siebie (nie zatrudniającego pracowników) składki są kosztem w miesiącu, w którym zostały opłacone.
Przykład
Pani Alicja prowadzi działalność gospodarczą i nie zatrudnia pracowników. Deklaracja ZUS za kwiecień 2022 r. obliczana jest na podstawie jej dochodu z marca.
W związku z tym Pani Alicja ZUS za kwiecień zapłaci do 20 maja 2022 r.
Działalność z pracownikami
Sytuacja komplikuje się w przypadku, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników.
Termin płatności ZUS jest determinowany przez moment wypłaty wynagrodzenia.
Przykład:
Pani Alicja zdecydowała się na zatrudnienie pracownika w czerwcu.
Pierwszy wynagrodzenie będzie wypłacone do 10 lipca, zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.
W związku z tym, że wynagrodzenie za czerwiec zostanie wypłacone w lipcu, ZUS i podatek dochodowy od wynagrodzenia muszą zostać zapłacone do 20 sierpnia.
Z powyższego przykładu wynika, że po ustaniu zatrudnienia, jeśli wynagrodzenie jest wypłacane w kolejnym miesiącu, ZUS i PIT za pracownika będziemy opłacać przez kolejne 2 miesiące.
Przykład:
Pani Alicja stwierdziła, że wynagrodzenie będzie wypłacane w miesiącu, za który jest należne (za czerwiec w czerwcu, za lipiec w lipcu i tak dalej).
W związku z tym, ZUS i PIT od wynagrodzenia pracownika będzie płatny równo z ZUSem za pracodawcę, czyli za czerwiec (jeśli wynagrodzenie zostanie wypłacone jeszcze w czerwcu) termin płatności przypadnie na 20 lipca.
Co jest niezbędne do uznania wynagrodzenia i ZUS jako koszt?
Aby wynagrodzenie zostało uznane za koszt musisz posiadać podpisaną listę płac/rachunek do umowy (jeśli wynagrodzenie jest płatne gotówką) lub potwierdzenie przelewu wynagrodzenia na konto pracownika (wygenerowane z bankowości elektronicznej).
Jeśli chodzi o ZUS dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku jest po prostu po potwierdzenie przelewu wygenerowane z bankowości elektronicznej.