Czy możemy pozbyć się papierów? Czy papierowe faktury możemy zeskanować, zarchiwizować a oryginały (papier) wyrzucić? Cóż, sprawdźmy to! :)
Okej, w skrócie….
Jak nie chce Ci się czytać, zabiegany jesteś… To tak, możemy! Czas powiedzieć "cześć" tradycyjnym teczkom i "hej" chmurze! A jeśli jednak znajdziesz chwilę czasu… Czytaj dalej, będzie super! :)
Kiedy myślimy o księgowości, często wyobrażamy sobie tony papierów, faktur i rachunków. Ale hej, żyjemy w XXI wieku, więc czas na trochę elektronicznej magii! Coraz więcej firm i przedsiębiorców przechowuje swoje dokumenty księgowe w postaci elektronicznej, czyli po prostu jako skany.
Co na to Fiskus?
Wydaje się super, prawda? Ale co na to panie i panowie z fiskusa? To zależy. Wielu ekspertów podatkowych mówi, że przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej jest w pełni zgodne z przepisami. Ale odsuńmy ekspertów, sięgnijmy do interpretacji 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ:
„W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych). W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.”
Więc przepisy są OK, a co mówi praktyka?
Praktyka mówi tyle, że trzeba mieć nerwy ze stali. Dlaczego? Dlatego, że w Urzędach Skarbowych pracują tylko ludzie. Niektórzy akceptują skany bez problemu, a inni… inni lubią papier, bo nie doceniają nowoczesnych technologii i są do niego przyzwyczajeni. A czy powinny obchodzić nas ich przyzwyczajenia? No niekoniecznie.
Nasze biuro pracuje TYLKO w oparciu o skany - nie przyjmujemy żadnych papierowych dokumentów. Kwestię tego jak to wdrożyliśmy i jak odbierają to klienci poruszymy innym razem. A co nasi klienci robią z oryginałami? To zależy :)
Część z podniesioną głową przyjęła oręż, jaki im daliśmy (wyroki, interpretacje) i bez zawahania niszczy uprzednio zeskanowane dokumenty. Część, z racji tego, że najzwyczajniej w świecie nie chce im się walczyć z upartymi urzędnikami, archiwizuje papiery we własnym zakresie.
Czy muszę jakoś konkretnie przygotować się do przejścia na elektroniczne dokumenty?
Oczywiście, są pewne warunki, które trzeba spełnić, żeby uniknąć kłopotów. Przede wszystkim musisz dbać o to, żeby te elektroniczne dokumenty były czytelne i nienaruszone. Aha, i nożyczki do kopiowania w Photoshopie nie są dozwolone! Generalnie faktura musi być w 100% autentyczna.
Plusy i Minusy
Oczywiście, jak zawsze, są zalety i wady. Zaletą jest oczywiście to, że przestajesz być niewolnikiem papieru. Oszczędzasz miejsce, chronisz środowisko i nie musisz obawiać się, że ktoś spali Twój biurkowy bałagan (serio, to się zdarza!). Minusem może być potrzeba zapewnienia bezpiecznego przechowywania elektronicznych dokumentów oraz pewne koszty związane z ich digitalizacją.
Zawsze apelujemy do klientów, żeby mieli przynajmniej dwie kopie zeskanowanych dokumentów, najlepiej w różnych lokalizacjach (np. dysk zewnętrzny oraz przestrzeń w chmurze).
Reasumując…
To naprawdę niesamowite, jak technologia zmienia nasze życie, w tym także sposób, w jaki przechowujemy nasze dokumenty. Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, czyli po prostu skanów, to trend, który się utrzymuje i co więcej, za chwilę ewoluuje na lecz KSeF (o tym innym razem). W końcu mamy XXI wiek, więc czas się pożegnać z teczkami i przywitać z chmurą, która przynosi nam ułatwienia i nową jakość w prowadzeniu finansów. Ale pamiętaj, z mocą technologii wiążą się również pewne obowiązki, więc trzymaj się przepisów i miej swój cyfrowy bałagan pod kontrolą!