Z różnych okazji zdarza się, że chcemy obdarować pracowników lub kontrahentów prezentami. Czy taki prezes może stanowić koszt? Sprawdźmy to!
Koszty uzyskania przychodu
Przypomnijmy czym są koszty uzyskania przychodu. Kosztem podatkowym jest wszystko, co służy zabezpieczeniu lub zapewnieniu źródła przychodu, z wyjątkiem kosztów zabronionych przez ustawodawcę.
Przeglądając listę kosztów zabronionych, natrafimy na pozycję "wydatki na reprezentację".
Czym jest reprezentacja?
I natrafiamy na pierwszy problem, bo w ustawie nie znajdziemy prostego wyjaśnienia, czym jest reprezentacja, ale utarło się pewne przekonanie i w nim trwamy :)
(...) reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia. Reprezentacja to działanie polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach zawiązanych z pobytem tych podmiotów (...)˝
(Brzeziński B., Kalinowski M., ˝Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz˝, Warszawa 1997, s. 159).
Tłumacząc na ludzki - reprezentacja to każda czynność która ma prowadzić do poprawienia obrazu naszej firmy w oczach naszych kontrahentów.
Drobne prezenty dla kontrahentów
Jeśli chcemy obdarować naszych kontrahentów drobny upominkiem, który ma na celu rozpowszechnienie wiedzy o istnieniu naszej firmy nie mamy do czynienia z reprezentacją, a z reklamą.
Tak więc, jeśli wartość tego prezentu nie przekracza 200 zł (brutto!), jest na nim logo naszej firmy i jest on wręczany wszystkim klientom (np. kubek albo kalendarz), to tak, taki prezent może być koszty uzyskania przychodu :)
A co z VATem?
Tak, niestety przy przekazaniu takiego prezentu może być obowiązek rozliczenia podatku VAT, i to po TWOJEJ stronie!
Jeśli jednostkowa cena prezentu nie przekracza 20 zł (brutto!) - nie z tym nie robisz. I super.
Jeśli wartość wszystkich prezentów, którymi obdarujesz kontrahenta przekracza 20 zł (brutto!) ale nie przekracza 100 zł (brutto!), musisz prowadzić szczegółową ewidencję, która będzie umożliwiała zidentyfikowanie odbiorcy prezentu.
Jeśli wartość prezentów dla jednego kontrahenta przekracza 100 zł (brutto!), musisz od wartości tych prezentów odprowadzić VAT.
A co z prezentem dla pracowników?
Tu rozpatrujemy dwie sytuacje.
Jeśli obdarujemy naszego pracownika "bez szczególnej okazji" (święta, urodziny, ślub czy inne cuda) wartość tego prezentu musimy doliczyć do wynagrodzenia naszego pracownika i odprowadzić od niego PIT i ZUS.
Natomiast jeśli prezent związany jest ze szczególną okazją (długotrwałym zatrudnieniem lub przejściem pracownika na emeryturę) taki prezent nie będzie stanowił dla pracownika przychodu, a więc nie zapłacisz od niego PIT i ZUS :)
W obu przypadkach taki prezent może być Twoim kosztem! :)